会場予約システムとは？導入のメリットや気をつけるポイントを解説

コラム

2024.05.10

1. 会場予約システムとは
2. 会場予約システムのメリット
1. 予約受付・管理業務の効率化
2. 入金管理の手間・トラブルから解放
3. 顧客管理ができる
3. 会場予約システムのデメリット
4. 会場予約システムを導入する時のポイント
1. 予約管理機能
2. 集客・マーケティング機能
3. 顧客管理機能
4. オンラインサービスへの対応
5. セキュリティ
5. まとめ

1. 会場予約システムとは

会議室予約システムとは、貸し会議室やホテルの予約受付などの機能をはじめ、それらに関する管理業務を自動化し、業務効率化を実現するシステムです。会議室の利用者がオンライン上で予約・変更・キャンセルが簡単にでき、導入企業はさまざまな予約をまとめて一元管理できます。

2. 会場予約システムのメリット

1. 予約受付・管理業務の効率化

従来では、自社HPの予約フォームや問い合わせメール、電話などから予約を受け付けエクセルで管理するケースがほとんどでしたが、予約媒体が増えるにしたがって管理工数や作業時間が増えてしまうという問題がありました。しかし、会場予約管理システムを導入することにより、さまざまな媒体からの予約情報の管理がスムーズにできるようになったという企業が増えています。

2. 入金管理の手間・トラブルから解放

会場予約システムによっては決済方法を選べることができます。事前決済が選べるシステムを選ぶことで当日の決済が不要になり、利用者は会議室の利用に集中できるようになります。

3. 顧客管理ができる

システムによっては自動で顧客データを整理してくれる機能が付いており、自社サービスを利用する顧客の傾向などを知ることができます。このデータをもとに、さらなるサービスの向上や新規顧客の増加も期待できるでしょう。

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2. 会場予約システムのデメリット

電話予約や来店時の店頭予約などとは違い、予約時に直接的なコミュニケーションを一切取っていないため、顧客がどのような方なのか分からないという点や、オンラインでの予約に慣れない顧客はHPから離脱してしまうという点がデメリットになります。
また、自社用のカスタマイズを行い、機能を充実させたい場合は、それが実現できるサービスを探す手間や運用コストがかかる点も気をつけなければなりません。運営側は顧客を逃さないよう分かりやすいサイト設計を心がけましょう。

3. 会場予約システムを導入する時のポイント

1. 予約管理機能

まず重要なのがメインの予約管理機能です。細かい設計はサービスによって異なるため、希望や目的を叶えられる機能が備わっているかをチェックしましょう。時間単位・曜日別で予約ができ、プラン変更ができるかなどもチェックポイントの1つです。

2. 集客・マーケティング機能

仮予約や本予約のメールなど、予約忘れやキャンセルを防ぐための機能も大切です。メールだけでなくチャットでやり取りができるシステムもあるため、どちらが良いか事前に決めておくと良いでしょう。

3. 顧客管理機能

新規顧客を獲得し、リピーターにつなげるために顧客管理機能は重要です。サービスを利用した日時や金額・年齢・使用した備品等などを管理・分析することで、「また使いたい」と思えるプロモーション活動を行うことができます。

4. オンラインサービスへの対応

企業によって利用したい決済方法は違い、最近ではオンライン決済を希望する企業も増えています。クレジットカードなどで事前決済をしてもらうことでキャンセル防止にもつながり、当日のトラブルもなくスムーズな会議室の利用を実現します。

5. セキュリティ

会場予約システムでは顧客の個人情報を取り扱うため、セキュリティレベルの高いシステムを導入しましょう。企業がPマークや国際規格のISMSを取得しているかなどを事前に確認することをおすすめします。