目次

• 1. 株主総会とは
• 2. 株主総会に適した会場の種類
1. 一般的な貸し会議室
2. ホテル内の貸し会議室
3. イベントホール
• 3. 株主総会会場の選び方
1. リハーサル・開催当日に空いている
2. 来場人数に対応できる広さ
3. 控え室がある
4. 機材・備品が揃っている
5. アクセスがしやすい
6. 懇親会会場がある
• 4. 株主総会運営の事前準備
1. 開催日や会場の決定
2. 株主へ招集通知
3. 想定問答集を作成
4. リハーサルの実施
• 5. 株主総会運営の当日の流れ
1. 会場の設営・受付
2. 株主総会の実施
• 5. まとめ

 

1. 株主総会とは

株主総会とは、株主（証券保有者）が集まり行われる会議のことです。会社法によって定められた株式会社の機関の中でも最高意思決定機関で、会社経営に関する重要な事案に対して意思決定を行います。
「定時株主総会」と「臨時株主総会」の2種類があり、年に1度必ず開催される「定時株主総会」と、必要な場合にはいつでも招集できる「臨時株主総会」があります。

 

2. 株主総会に適した会場の種類

株主総会の魁皇には明確な決まりはなく、どんな場所でも株主総会を開催することができます。一般的に株主総会で利用されるのは、以下のような会場です。

1.貸し会議室

一般的な貸し会議室は、基本的にアクセスが良い場所にあるのがメリットです。会議に関する備品等も揃っている会議室が多いため自社で準備する手間がかかりませんが、華やかさを求める場合や設営準備のスタッフの手配が必要になってくるなどのデメリットもあります。

3. イベントホール

イベントホールは展示会やライブ会場など、さまざまな用途で利用できる施設です。照明や音響などが揃っているため、演出にこだわった株主総会を開催する場合に最適です。大人数の出席が予想される株主総会の場合は、イベントホールで開催されるケースも多いです。
しかしイベントホールによっては立地が良くないことがあるので、株主も迷わずに辿り着けるようアクセスの良いイベントホールを選ぶようにしましょう。

2. ホテル内の貸し会議室

ホテルの場合、会場の選択肢が豊富・規模や予算に合わせて選べる・アクセスが良い・設営も会場側に任せられる場合があるなどメリットが多数です。しかし、ホテル開催は人気なため、特に繁忙期は予約が取りづらい場合があります。開催時期が被りやすいといった点もあるので早めに会場を押さえるように気をつけましょう。

 

3. 株主総会会場の選び方

1. リハーサル・開催当日に空いている

株主総会は重要な意思決定を行う会議です。そのため当日だけでなくリハーサルも行い確認するようにしましょう。リハーサル時には、備品の不備や音響チェックなどを欠かさずに実施します。
万が一のトラブルに備え、会場を選ぶ際には当日だけでなくリハーサル日も押さえておくことをおすすめします。

2. 来場人数に対応できる広さ

会場は、来場予定人数に対し少し余裕を持った大きさを選ぶのが好ましいです。前年から過去数年分の出欠や参加者人数を事前に確認しておきましょう。当日の会場レイアウトについても確認しておくとなお良いです。

3. 控え室がある

株主総会は会社の経営陣や役員が参加するため、控室があるかどうかも重要なポイントです。また、私物や貴重品を預けられるクロークやロッカーがあると便利でしょう。
貸し会議室の場合は同じビル内に複数の会議室があることが多いため、別の会議室を予約することで控室として使用することができます。またホテルであれば、客室を控室として使用することが可能です。

4. 機材・備品が揃っている

音響機材やプロジェクターなどの機材備品が揃っている会場を選ぶのが好ましいです。問い合わせの際に必要な機材備品を伝えておくことで用意してくれる場合もあるため、事前に会場に相談することをおすすめします。

5. アクセスがしやすい

株主総会には、遠方から出席する株主も少なくありません。できるだけ立地の良い会場を選び、株主が迷わず会場に行けるように配慮しましょう。ホテルであれば遠方や海外から来る株主は宿泊ができるので安心です。

6. 懇親会会場がある

株主総会では懇親会が予定されるケースも多いようです。その場合、レストランが併設、または近くにある会場がおすすめです。レストランがない場合は、会場でそのまま懇親会が開かれることもあるため、準備しやすいようにケータリングを手配しておくと良いでしょう。

 

4. 株主総会運営の事前準備

1. 開催日や会場の決定

まずは開催日と会場を決めましょう。具体的な開催日時や会場を確定しなければ、株主へ通知を発送することができません。定時株主総会の開催は、事業年度終了から3か月以内とするのが一般的です。

2. 株主へ招集通知

開催日や会場を決めたら、株主に対して株主総会の開催日や会場を伝えるために、招集通知を作成し発送します。株主総会の招集通知を発送する時期は、公開会社は株主総会開催の2週間前、非公開会社は1週間前までに発送することが会社法によって定められています。(会社法第299条)

3. 想定問答集を作成

株主総会において株主からの質問が予想される場合は、想定問答集を作成しておくとよいでしょう。株主総会では、株主から取締役や監査役に対し投げかけられる質問に回答する必要があるためです。株主からの質問に対して取締役等は原則として説明義務があり、スムーズな回答ができない場合、株主からの信頼を失う可能性があります。そのため想定問答集を作成しておき、株主からの質問には答えられるように準備をしておきましょう。

4. リハーサルの実施

株主総会には数多くの株主が集結するため、当日の案内業務から撤収までスムーズに行うことが求められます。そこで、当日の動きを想定した入念なリハーサルを行っておくことが重要です。万が一のアクシデントを予測することにもつながります。事前に適切な対応を考えておき、マニュアルを作成するなど当日に備えることが重要です。

 

4. 株主総会運営の当日の流れ

1. 会場の設営・受付

株主総会当日は、株主が会場に到着する前に会場を設営し最終チェックを行います。その後、受付の準備を終わらせ入場開始〜案内を実施します。株主総会に出席できるのは株主本人か適法に授権された代理人だけです。受付で本人確認することも忘れないようにしましょう。

2. 株主総会の実施

受付が済み開始時刻になったら株主総会を実施します。ここでは株主総会の流れをご紹介します。
1. 議長の就任
2. 開会宣言
3. 議事録署名人の決定
4. 監査報告読み上げ
5. 事業内容の報告
6. 議案上程
7. 審議方法の確定と審議
8. 質疑応答
9. 決議
10. 閉会宣言

 

5. まとめ

いかがでしたでしょうか。
MICEプラットフォームでは、株主総会に最適な会場探しや運営のお手伝いをさせていただきます。ご検討の際はお気軽にご相談ください。

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